De nouvelles exigences légales pour les archives publiques électroniques

La loi du 15 juillet 2008, publiée en septembre au Journal Officiel, prévoyait notamment la possibilité pour les producteurs d’archives publiques d’externaliser leur conservation auprès d’entreprises privées. Le décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009 modifiant le décret no 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques en fixe les modalités.

Définition des archives publiques

On entend par archives publiques les documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission (article L 211-4 du Code du patrimoine). Le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 a cependant distingué trois types d’archives :

• Les archives courantes : les documents qui sont d'utilisation habituelle pour l'activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus.

• Les archives intermédiaires : les documents qui ne sont plus d'usage courant mais qui peuvent faire l'objet de consultations ponctuelles pour des besoins administratifs ou juridiques.

• Les archives définitives : les documents qui ont vocation à être conservés pour des raisons historiques ou patrimoniales.

Le régime d’agrément préalable des tiers archiveurs

Afin de se voir octroyer un agrément par le Ministre chargé de la Culture, les tiers archiveurs devront tout d’abord répondre aux exigences normatives relatives aux prestations d’archivage, s’engager à conserver les archives sur le territoire national et mettre en place une politique de sécurité, de conservation et de confidentialité des archives déposées.

De plus, un dossier de demande d’agrément est à adresser à la direction des Archives de France, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

L’externalisation de la conservation des archives

L’externalisation est envisageable pour tout producteur d’archives publiques et ne peut se faire qu’auprès de tiers archiveurs agrées à cet effet. Elle ne concerne que les archives dites intermédiaires et courantes. Les archives définitives sont quant à elles soumises à l'obligation de versement dans un service public d'archives qui peut être national, régional, départemental, intercommunal ou communal.

Un producteur d’archives publiques souhaitant déposer des archives courantes et intermédiaires doit adresser, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, une déclaration de dépôt à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives. La déclaration comporte les informations suivantes :

• le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l’opération ;

• la liste et les dates extrêmes des archives déposées ;

• le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés.

Le contrat d’externalisation des archives

Le dépôt d’archives doit faire l'objet d'un contrat contenant les clauses minimales suivantes :

• la nature et le support des archives déposées ;

• la description des prestations réalisées ;

• la description des moyens mis en œuvre par le dépositaire pour la fourniture des services ;

• les dispositifs de communication matérielle et d’accès aux archives par le déposant ;

• si le dépositaire procède à des modifications ou à des évolutions techniques, ses obligations à l’égard du déposant ;

• une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance du dépositaire ;

• les dispositifs de restitution des archives déposées à la fin du contrat de dépôt, assortis d’un engagement de destruction intégrale des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat ;

• une information sur les conditions de recours à des prestataires externes ainsi que les engagements du dépositaire pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l’activité de conservation ;

• les polices d’assurance que le dépositaire souscrit pour couvrir les dommages et pertes que pourraient subir les archives déposées

• le contrat prévoit que celles-ci excluent expressément les archives déposées du champ d’application de la clause de délaissement ;

• la durée du contrat et les conditions d’un éventuel renouvellement.

Le projet de contrat doit être transmis à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives, qui dispose d’un délai d’un mois pour formuler ses observations. La signature du contrat final ne peut intervenir qu’à l’expiration de ce délai.

Lire la loi du 15 juillet 2008 sur les archives publiques et les 5 décrets d’application: décret n°2009-1123 , décret n°2009-1124 , décret n°2009-1125 , décret n°2009-1126 , décret n°2009-1127

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