Quelles sont les Formalités nécessaires avant la mise en place de moyens de contrôle des agents d’une collectivité sur l’utilisation des TIC ?

Tout doit commencer par une discussion collective, qui se doit d’informer et de consulter les instances représentatives des agents. Cette phase précède celle qui devra informer au préalable l’agent sur le fait qu’aucun contrôle ne peut être effectué à son insu et que la collectivité est tenue d’indiquer les techniques utilisées pour contrôler l’activité, les éléments contrôlés et les conséquences individuelles qui pourront en résulter. Cette information peut se faire par voie d’affichage ou par note de service.
Il faudra par ailleurs procéder à une déclaration auprès de la CNIL en cas de collecte de données à caractère personnel, d’utilisation ou de constitution de fichiers. Fichier ou pas, il faudra également respecter le principe de proportionnalité. qui veut que la mesure de contrôle doit être proportionnée au but recherché et annoncé.

Est il possible pour deux sociétés commerciales de se partager entre elles des données personnelles ? Si oui, à quelles conditions ?

Oui, après autorisation de la CNIL, il est possible pour des sociétés de s’échanger des informations. Plusieurs conditions doivent être réunies :

1- la finalité du rapprochement des données doit être légitime. Elle doit avoir pour but d’améliorer le fonctionnement des entreprises au service des consommateurs ;
2- l'échange d'informations doit être ponctuel et limité. Le rapprochement ne doit en aucun être considéré comme un moyen d’enrichir un fichier client ;
3- l'autorisation explicite du client de partager des informations doit être recueilli par l’intermédiaire d’une signature à la suite de mentions précisant les finalités et les bénéficiaires de l'échange.

Sites Internet des collectivités

Faisons un point sur les formalités préalables à réaliser pour qu’une collectivité territoriale puisse ouvrir sereinement un site.
Une collectivité territoriale doit veiller, plus que tout autre entité, à encadrer sa présence en ligne de précautions juridiques minimales.
La première préoccupation est de régler les questions relatives aux droits d’auteur. Il faut obtenir auprès du titulaire des droits de l’oeuvre protégée (musique, photos, etc.) que vous souhaitez utiliser, le droit de reproduction numérique et de diffusion de celle-ci.
Si le site que vous mettez en place collecte ou diffuse des informations nominatives, vous
devez vérifier que votre site ne propose que des fonctionnalités que vous aurez déposées auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés. Il convient en effet de déclarer ce type de site auprès de la CNIL, car il s’agit d’un traitement automatisé d’informations nominatives permettant l’identification directe ou indirecte de personnes physiques : les internautes qui le visiteront pourront laisser leurs coordonnées pour recevoir des informations, prendre des rendez-vous avec les contacts indiqués, etc. Soulignons que toute collecte déloyale ou illicite de données est punie de cinq ans d’emprisonnement et de deux millions de francs d’amende.
L’ouverture d’un site web n’est plus soumise à déclaration préalable auprès du procureur de la République et du Conseil supérieur de l’audiovisuel.
L’article 43 1° de la loi du 30 septembre 1986 relative à la liberté de communication qui imposait cette obligation a été abrogé par l’article 2 de la loi du 1er août 2000 portant modification de cette loi de 1986.
En contrepartie, les éditeurs de services doivent pouvoir être identifiés en mettant à disposition du public leurs coordonnées (pour les collectivités territoriales : leur dénomination et leur siège social).
Un peu de pragmatisme enfin car l’expérience montre que la publication électronique requiert de l’adaptabilité face à un contexte juridique en mutation rapide.