En entreprise, les réunions de travail sont bien souvent incontournables. Si celles-ci paraissent parfois chronophages ou contre-productives, les réunions de travail représentent un outil de communication et de collaboration indispensable permettant d’échanger, d’informer et, parfois même de décider.

Néanmoins, l’intérêt de ces réunions est d’en tirer un compte-rendu détaillé à transmettre aux personnes concernées.

L’intérêt d’un compte rendu de réunion

Un compte-rendu de réunion a pour objectif de garder une trace écrite des échanges ayant eu lieu durant la réunion afin de répondre aux problématiques posées lors de la réunion ou d’apporter des pistes de réflexion.

Parmi les objectifs d’un compte-rendu de réunion, il est possible de citer :

• Obtenir un résumé fidèle des échanges,
• Formaliser les décisions prises,
• Reprendre par écrit les objectifs fixés lors de la réunion,
• Garder un historique des échanges,
• Partager l’information avec les participants et les absents,
• Apporter des pistes de réflexion pour préparer les réunions suivantes.

Méthodologie de rédaction d’un compte-tenu de rédaction

1. La prise de notes

Cela semble évident : pour rédiger un compte-rendu fidèle aux échanges et sans rien oublier, il convient de prendre des notes. Certaines personnes préfèrent enregistrer l’échange sur leur smartphone par exemple, d’autres prennent des notes sur papier ou sur ordinateur.

En cas de prise de notes, il est impossible de retranscrire mot pour mot les échanges. Ainsi, il suffit de noter les points importants tout en s’assurant d’écrire suffisamment pour comprendre l’idée lors de la relecture.

2. Rédiger le compte-rendu le plus tôt possible

Pour s’assurer de ne rien oublier et de pouvoir retranscrire le plus fidèlement possible les échanges d’après les notes prises, il est préférable de rédiger le compte-rendu immédiatement après la réunion.

3. Créer un modèle

Pour une plus grande efficacité, il est conseillé de créer un modèle avec une trame de compte-rendu. La prise de note en sera facilitée.

Il est ainsi possible d’imaginer une trame avec le lieu, la date, la liste des participants. Cette trame peut être pré-remplie avec les informations disponibles avant la réunion comme la date, le sujet et les participants. Cela permet un gain de temps.

4. Les mentions qui doivent apparaître

Un compte-rendu de réunion doit contenir certaines mentions telles que :

• Le nom de l’entreprise
• Le lieu et la date de la réunion
• L’ordre du jour
• La liste des participants et leur fonction respective
• Les différents sujets abordés ainsi que les décisions prises
• La responsabilité de chacun
• L’identité du rédacteur

5. La structure

Un bon compte-rendu doit être facile à lire et donc les informations doivent être présentées de manière structurée.

La structure de base comprend une introduction, un développement avec chaque point abordé et une conclusion avec les décisions prises ou les pistes de réflexion.

6. Se relire et envoyer le compte-rendu rapidement

Une fois la rédaction terminée, il est important de se relire pour s’assurer de ne rien avoir oublié et que le contenu soit clair et facilement compréhensible par les lecteurs.

Il est enfin conseillé d’envoyer le compte-rendu rapidement, idéalement dans les 2 ou 3 jours qui suivent la réunion. Le compte-rendu est à envoyer à toutes les personnes concernées, que celles-ci aient été présentes ou absentes lors de la réunion.

Exanote : la solution ultime qui externalise vos compte rendus

Que l’on soit une petite, ou une grande entreprise, nous avons toujours un jour ou l’autre, une réunion. Cette dernière porte dans la plupart des cas sur différents sujets, ce qui oblige, celui qui prendra des notes de ne rien manquer. C’est notamment pour cela que de plus en plus d’entrepreneurs, de petites, comme de grandes entreprises décident d’externaliser les comptes rendus de réunion.

Ces comptes rendus seront simplement réalisés à l’aide d’agences spécialisées auxquelles vous ferez appel. Cela apporte bien évidemment de nombreux avantages comme par exemple : la possibilité de se consacrer sur tous les sujets, d’éviter de perdre les personnes qui sont à la réunion, mais surtout d’avoir un compte rendu de réunion précis avec le plus de détail possible.

De noter ce côté, nous pourrons vous conseiller Exanote. Cette société accompagne à ce jour de nombreux professionnels de différents secteurs d’activité. Bien sûr, vous pourrez également suivre l’avancée du compte rendu de la réunion. N’hésitez pas à aller consulter les avis en ligne de Exanote et de prendre connaissance des différentes agences spécialisées dans les comptes rendus.