Qu’est-ce-que le matricule RH ?

Le matricule RH, également appelé “matricule salarié” ou “code RH”, est un numéro servant à identifier un salarié au sein de son entreprise. Il s’agit d’un numéro unique généré par le logiciel de paie dès que le salarié se retrouve inscrit sur les registres de l’employeur. Contrairement au code EK qui change régulièrement, le matricule RH est permanent.

Ce code a pour objectif de sécuriser l’identité du salarié et son attribution est automatisée par le logiciel de paie qu’utilise l’équipe RH.

Aucune nomenclature n’est imposée. Le format du matricule RH peut donc différer d’une entreprise à l’autre. Toutefois, le matricule salarié reste nécessaire à l’édition de la fiche de paie.

Le matricule RH permet par ailleurs au salarié d’accéder au coffre-fort numérique contenant ses bulletins de paie en ligne en toute sécurité.

Il est nécessaire de souligner que le numéro de matricule doit être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Or, le numéro de sécurité sociale (ou numéro d’inscription au Répertoire National d’identification des personnes physiques) est considéré comme une donnée personnelle sensible qui fait l’objet d’un régime particulier au titre du RGPD. Autrement dit, la loi ne permet pas d’utiliser le numéro de sécurité sociale de l’employé pour l’identifier, c’est pourquoi l’établissement d’un matricule RH est indispensable.

La dématérialisation des bulletins de paie avec le matricule RH

Le déploiement des fiches de paie en ligne a imposé une amélioration de la sécurisation des données des salariés.

De plus en plus d’entreprises ont recours à des coffre-forts numériques sur lesquels il leur est possible de déposer automatiquement les bulletins de paie de leurs salariés. Ces derniers peuvent alors les trouver dans leur espace personnel, en se connectant à un portail dédié.

La dématérialisation RH des documents et des processus est de plus en plus courante. Cela permet de fluidifier et de simplifier tous les processus administratifs ainsi que la gestion des documents en rapport avec les activités RH de l’entreprise.

Quel intérêt pour l’entreprise ?

Le matricule RH favorise la dématérialisation des fiches de paie en les téléchargeant dans les logiciels RH tels que les coffres-forts.

Le côté novateur de la dématérialisation valorise l’entreprise et le service RH en particulier de par la modernité que cela apporte.

De plus, cela permet d’accéder aux informations à tout moment ce qui représente un gain de temps considérable pour la RH ainsi que pour les salariés.

La dématérialisation diminue également l’impact écologique de l’entreprise en réduisant les impressions de papier pour les fiches de paie notamment.

Enfin,  les processus gagnent en fluidité de par leur automatisation et leur simplification.

Gestion du matricule RH

Lorsqu’une entreprise décide d’opter pour la dématérialisation des bulletins de paie, la solution logicielle alors choisie permet d’attribuer automatiquement le matricule RH. Dès la saisie d’un nouveau collaborateur, le logiciel crée un identifiant pour celui-ci.

Un logiciel de paie ne s’arrête bien entendu pas à la simple attribution du matricule RH, il permet également :

  • D’éditer automatiquement les fiches de paie
  • De gérer toutes les informations et rubriques obligatoires devant figurer sur la fiche de paie
  • Permettre à chaque salarié de consulter et de télécharger ses bulletins de salaire sur son espace personnel sécurisé

Les dossiers sont alors classés automatiquement et la conformité RH est respectée.

Où trouver son matricule RH ?

Généralement, le matricule RH figure sur la fiche de paie avec les informations concernant le salarié situées en haut à gauche du bulletin de paie. Il s’agit des informations personnelles du salarié telles que :

  • L’identité de la personne salariée (son nom, son prénom, son numéro de sécurité sociale)
  • L’adresse de l’employé
  • L’identité de l’employeur (sa raison sociale, son numéro de SIRET, son code NAF, etc.)
  • L’adresse de l’employeur
  • L’identifiant de cotisation à l’URSSAF

Un nouveau salarié ou tout salarié n’ayant pas accès à son matricule est en droit de demander son matricule.

Il faut savoir qu’en dehors de l’entreprise, il n’existe pas d’autre moyen de connaître son matricule RH. Ainsi, le salarié doit se rapprocher de son service RH. Il est donc dangereux et inutile de chercher à l’obtenir par un autre moyen.

Matricule RH des fonctionnaires

Il faut savoir que le Code du travail ne définit pas les mentions obligatoires sur la fiche de paie des agents de la fonction publique.

Néanmoins, il est fortement recommandé d’établir des fiches de paie complètes. Comme dans le privé, les bulletins de salaire des employés de la fonction publique restent sensiblement les mêmes dans leur présentation.

Les informations qui figurent généralement sur une fiche de paie dans la fonction publique sont donc :

  • Le nom de l’établissement employeur et son numéro de SIRET
  • L’identité du salarié
  • Le n° de sécurité sociale du salarié
  • Le lieu de travail (ou le service d’affectation)
  • Le n° de matricule du salarié au sein de la fonction publique
  • Les coordonnées bancaires du salarié
  • Le mois de paie relatif au bulletin.

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