De plus en plus d’entreprises utilisent un coffre-fort numérique, besoin d’archivage numérique oblige. Quels sont donc les usages d’un E-coffre-fort ? Le passage au format numérique pour de nombreuses tâches administratives ou professionnelles impliquent un plus grand besoin de stockage et de sécurisation.
Mais alors, comment fonctionne un E-coffre-fort ? Quelle est l’utilité d’un coffre-fort numérique pour une entreprise ? Voici quelques éléments de réponse !
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique, également appelé « E-coffre-fort » ou « coffre-fort électronique », c’est en fait un espace de stockage en ligne de données numériques. Il s’agit en quelque sorte d’un disque dur avec un énorme espace de stockage.
Ainsi, le coffre-fort numérique peut être considéré comme un outil au service de la dématérialisation des documents et des données, que cela soit pour les particuliers, les administrations ou les professionnels.
Le coffre-fort numérique : à quoi sert-il ?
Adieu les dossiers perdus, la photocopie qui a disparu ou bien le bon de commande égaré ! À l’heure de la dématérialisation, le coffre-fort numérique est un vrai facilitateur pour la gestion d’une structure professionnelle comme une entreprise.
Fonctionnement d’un coffre-fort numérique
Véritable « armoire virtuelle », le E-coffre-fort est en réalité un espace de stockage de documents qui revêt plusieurs avantages :
- Il est virtuel: il n’encombre pas les locaux de l’entreprise ou de la structure
- Il est personnel: cet espace de stockage est mis à disposition d’un utilisateur (ou d’un salarié dans le cas de la dématérialisation du bulletin de paie, par exemple)
- Il est sécurisé: son accessibilité est limitée grâce à un système d’identification sécurisé
Les usages d’un coffre-fort numérique
Pour les entreprises, le coffre-fort numérique a deux utilités majeures :
- Diffusion de documents RH à destination des salariés (bulletins de paie, matricule RH, contrats de travail et avenants, solde de tout compte, primes, BSI…)
- Remise et stockage de documents relatifs à la gestion des clients (relevés de compte bancaire, courriers, relevés de remboursements, contrats et annexes…)
En outre, le coffre-fort virtuel est aussi bien pratique que sécurisé, et s’inscrit dans une logique verte de réduction de l’empreinte écologique (moins de consommables utilisés).
