La lettre commerciale est un moyen de communication rédigé entre deux partenaires commerciaux afin de communiquer plus explicitement et d’optimiser les relations sur le long terme.
Une lettre commerciale efficace doit être adaptée, conforme et employer un ton professionnel.
Comment rédiger une lettre commerciale ?
Une lettre commerciale doit être concise, claire, explicite et facilement compréhensible. Il est donc essentiel d’utiliser des termes clairs, un ton mesuré et courtois.
Les mentions qui doivent apparaître :
- La date et lieu
- Votre adresse postale et mail
- Le nom complet de votre entreprise et son n° de SIRET
- Le nom et prénom ainsi que l’adresse du destinataire
- L’objet
L’objet de la lettre commerciale
C’est l’un des premiers éléments à être lu. Celui-ci permet au destinataire de comprendre immédiatement la raison pour laquelle vous lui écrivez.
L’objet ne doit pas dépasser les deux lignes et est préférablement mis en gras afin d’être plus visible.
Le plan de la lettre
La compréhension de la lettre dépend également grandement du plan adopté. Six parties sont à distinguer.
L’en-tête
L’en-tête doit inclure :
- Vos coordonnées en haut à gauche de la lettre
- Celles de votre destinataire à droite
- Le lieu et la date une ligne en-dessous
- Enfin, l’objet écrit en gras.
L’introduction
Il s’agit d’une brève présentation des faits et du contexte et doit préparer le lecteur à la suite de la lettre.
Le développement
Celui-ci contient des éléments complémentaires permettant de consolider votre contenu : proposition d’offre par exemple/
La conclusion
La conclusion de votre lettre commerciale va résumer votre demande et énoncer vos attentes.
La formule de politesse
La formule de politesse permet de prendre congé de manière cordiale.
La signature
Par signature on entend : le nom de l’expéditeur ou sa fonction ainsi que le tampon (facultatif) et la signature du rédacteur.
À quelle occasion envoyer une lettre commerciale ?
La lettre commerciale peut être un échange d’une entreprise à une autre, d’une entreprise à sa clientèle ou d’une entreprise à un partenaire commercial (fournisseur, distributeur, etc.)
Cette lettre peut être utilisée dans différentes situations professionnelles telles que :
- Passer une commande (bon de commande) ou la confirmer
- Transmettre des informations (sur un nouveau produit, projet, etc.)
- Demander des renseignements
- Transmettre des devis, des tarifs, des factures…
- Faire une réclamation, procéder à une résiliation ou formuler une requête
- Relancer son interlocuteur (facture impayée par exemple)
Une lettre commerciale peut avoir plusieurs objectifs : commercial, juridique, organisationnel (gestion de la relation client ou de la relation fournisseur/collaborateur, etc.).
Dans tous les cas, il convient d’employer un ton courtois bien que celui-ci dépende de la relation entre les parties concernées. Le plus important est de définir son objet, sa cible et d’optimiser sa rédaction avec pour objectif de faciliter la compréhension.
