Toutes les entreprises se retrouvent tôt ou tard avec des factures impayées par leurs clients. Si cela n’est pas toujours évident à faire, il est tout de même important de relancer un client en cas de facture impayée dans le temps imparti.

Un mail de relance est un recours à l’amiable qui porte ses fruits et évite bien des procédures judiciaires. Néanmoins, il convient de le rédiger sans commettre d’impairs afin de ne pas entacher la relation à votre client.

Pour bien rédiger un mail de relance, suivez nos conseils !

Si votre mail reste sans réponse, vous pouvez prévoir une deuxième relance sous une quinzaine de jours. Pour cette seconde relance, privilégiez la lettre recommandée avec accusé de réception.

Une mise en demeure de payer intervient avant le lancement d’une action en justice, généralement 8 jours après la seconde relance. La mise en demeure requiert également l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception et doit contenir certaines mentions légales.

Enfin, le dernier recours est l’injonction de payer. Celle-ci doit être portée devant le tribunal afin d’obtenir une décision de justice obligeant votre client à procéder au règlement de sa facture.

Comment bien rédiger un mail de relance ?

Le mail de relance est généralement le premier moyen de relance utilisé avant un courrier postal ou un éventuel appel téléphonique. Ce mail permet d’ouvrir le dialogue avec le client.

Pour ne pas le froisser, préférez un ton courtois et restez modéré dans vos paroles. Un mail de relance se veut simple, concis et cordial tout en étant un peu ferme.

Il convient d’envoyer le mail de relance une fois le délai de paiement dépassé. Dans la plupart des cas, cette seule action permet d’obtenir le règlement de la facture.

Que doit contenir le mail de relance pour facture impayée ?

Votre email, afin d’être complet doit comporter des éléments tels que :

• La date de la facture ainsi que sa référence
• Le montant de la facture (avec des pénalités de retard s’il y en a) – La date d’échéance à laquelle le paiement aurait dû être effectué
• Une demande de règlement dans les meilleurs délais (en précisant les modes de paiement acceptés : CB, chèque, virement…)
• Les conséquences en cas de non-paiement de la créance (cela peut-être évoqué sans entrer dans les détails ou apparaître dans la relance suivante s’il y a lieu de relancer)

Pensez à joindre une copie de la facture à votre email de relance.

Où trouver des modèles d’e-mails de relance adaptés à vos besoins ?

Relancer un client pour une facture impayée n’est pas le seul motif pour utiliser un e-mail de relance. Ce courrier électronique peut intervenir pour différents rappels qui ne sont pas, heureusement, tous aussi négatifs.

En effet, si pour beaucoup, le mot « relance » renvoie à une action désagréable, ce n’est pas toujours le cas. Certains e-mails existent pour rappeler un anniversaire ou tout autre événement festif. D’autres sont là pour rappeler une offre promotionnelle ou pour vous remémorer un achat non finalisé.

Cependant, quelle que soit la raison qui motive l’envoi d’un e-mail de relance, il est parfois difficile de trouver la bonne formule et le ton juste. Pour vous aider dans cette tâche, nul besoin de faire appel aux services d’un secrétariat privé. Il existe une solution bien moins coûteuse que vous trouverez facilement sur le Net.

En vous rendant sur le site d’un spécialiste du tuto pour e-mailing, vous pourrez y trouver une liste de templates variés pour chacune de ces situations. De cette manière, vous pourrez télécharger des modèles de relance par mail prêts à l’emploi et personnalisable en seulement en quelques clics.

Une solution idéale pour ne plus vous prendre la tête.