Une bonne communication interne vise deux objectifs : elle favorise l’engagement des employés et renforce la culture de votre entreprise. Mais en pratique, peu de boîtes sont capables de faire circuler les informations d’une manière efficace et fédératrice. Le journal d’entreprise est un outil à privilégier. Non seulement il favorise la régularité, pilier d’une communication saine et rigoureuse, mais les informations pertinentes y sont glissées dans des rubriques, les rendant plus digestes et impactantes.

Convaincu ? Vous ne savez pas par où commencer ? Voici le guide pas à pas pour créer un journal d’entreprise qui cartonne !

Définissez l’objectif

De la conception à l’impression d’un journal, la création d’un média passe par plusieurs phases avant qu’il ne soit publié. Pour que votre journal d’entreprise soit fonctionnel, vous devez être clair dès le début sur le rôle qu’il tient dans votre boîte. La question des objectifs est essentielle : inutile d’aller plus loin si vous ne les avez pas définis ! Vous risquez de vous éparpiller dans un projet qui n’apportera pas grand chose à votre entreprise.

Si le but du journal est déjà clairement identifié, tant mieux. Sinon, un petit brainstorming s’impose. Réunissez les salariés de votre entreprise et questionnez-les sur les faiblesses de votre communication. De là découlent les objectifs de votre futur média. S’agit-il de diffuser des actualités, de partager des réussites, ou de promouvoir la culture d’entreprise ? Les rubriques du journal devront être ajustées en conséquence. 

Constituer une équipe éditoriale

Identifiez les personnes responsables de la création et de la gestion du journal. Cette équipe dépendra de : 

• La taille de votre entreprise ; 
• Des ressources et des compétences dont vous disposez ; 
• Des moyens (humains et financiers) que vous souhaitez investir dans ce nouveau projet. 

Dans tous les cas, vous devez prendre en compte la quantité de ressources que vous investissez dans le journal d’entreprise : ne voyez pas trop grand ! Mieux vaut surestimer le temps alloué à la création de votre journal d’entreprise, afin d’être certain de ne pas finir sur un échec. Identifiez les responsables du projet. Un chef de publication doit être nommé, ainsi que des graphistes et des rédacteurs. La question à vous poser est : qui fait quoi, et quand ? Planifiez les temps consacrés à l’élaboration du journal dans les agendas respectifs et veillez à ce que les délais soient tenables. Une bonne organisation est la clé de la réussite sur le long terme !

Planifiez au maximum !

Les chartes

La charte graphique et la charte éditoriale doivent être réfléchies en amont afin d’être les plus conformes possibles à l’identité de la boîte. 

• La charte graphique : Choisissez des couleurs cohérentes avec l’identité de l’entreprise. N’hésitez pas à réutiliser les éléments graphiques de votre marque afin de refléter au mieux l’identité et les valeurs de votre entreprise. L’harmonie des couleurs renforcera la reconnaissance visuelle et la cohérence de votre journal d’entreprise. Veillez à ne pas trop surcharger la mise en page afin qu’elle reste cohérente et lisible pour vos différents collaborateurs.
• La charte éditoriale : Identifiez le ton de rédaction approprié pour votre journal d’entreprise. Ce dernier dépendra en grande partie des modalités de communication courantes dans votre boîte. Tutoiement ou vouvoiement ? Registre courant ou soutenu ? Quel style d’écriture privilégier ? La cohérence du ton renforcera l’identité éditoriale de votre journal.

Le budget

Établissez un budget prenant en compte les ressources humaines mobilisées (en interne et en externe), ainsi que les coûts d’impression et de livraison de votre journal. Vous pouvez aussi opter pour une version numérique, qui vous dispensera de payer un imprimeur.

La fréquence de publication

Déterminez à quelle fréquence vous publierez votre journal. Il peut être mensuel, trimestriel ou annuel, en fonction de vos besoins, mais aussi du temps et des ressources allouées (comme nous l’avons déjà vu). Dans tous les cas, la visée du journal doit être cohérente avec sa fréquence de parution. La ligne éditoriale ne sera pas la même sur un journal annuel, présentant les principales avancées de l’entreprise, que mensuel (où vous pourrez entrer dans les détails en mentionnant, par exemple, les dates d’anniversaire des employés). Un journal qui paraît régulièrement à une dimension plus fédératrice, alors qu’une publication annuelle aura une visée purement informative.

Définissez les rubriques et faites du contenu

Vous savez exactement à quoi va vous servir votre nouveau support de communication ? Avant de déterminer quelles seront les rubriques clés de votre journal d’entreprise, mieux vaut avoir en tête les informations que vous voulez y voir paraître : 

• Des actualités de l’entreprise ?
• Des interviews d’employés ?
• Des annonces importantes ?
• Des conseils et astuces ?
• Des retours sur les réussites d’entreprise ?

Il est ensuite temps de partir à la pêche aux informations ! Il faudra donc faire appel aux différents rédacteurs pour rédiger du contenu, qu’il s’agisse d’une interview avec un responsable de pôle, de photos d’événements d’entreprise, de statistiques ou d’un ensemble de données à rassembler à partir de documents. 

Concevez le contenu et mettez en page le journal

Créez la mise en page du journal en utilisant des éléments visuels attrayants. Assurez-vous que le design est en accord avec l’identité visuelle de l’entreprise. Il n’y a rien de pire qu’une communication complètement dissonante avec les valeurs de la boîte. Quelques flops : des visuels complètement fantaisistes alors que vous êtes une agence comptable, ou une mise en page mal organisée, peu propice à une lecture facile.

Dans le même temps, les personnes chargées de la production d’articles doivent mettre en forme les textes et les envoyer à l’équipe ou la personne responsable de la mise en page. Assurez-vous qu’une personne s’occupe de la relecture des textes afin de limiter la présence de coquilles dans les titres et les paragraphes.

Publication et distribution

Une fois le journal conçu, publiez-le en version imprimée ou numérique selon vos préférences. Assurez-vous qu’il soit largement distribué aux employés. Pour cela, vous pouvez dispatcher quelques exemplaires dans les locaux de votre entreprise, les faire livrer ou encore les envoyer aux adresses mails de vos différents collaborateurs ainsi que partagé sur les réseaux sociaux.