Favoriser le travail collaboratif au sein d’une entreprise est, de nos jours, devenu indispensable. Le choix d’un service de messagerie se fait en grande partie en réfléchissant à cette notion collaborative.

Il est nécessaire de choisir une messagerie collaborative à la fois performante et facile d’utilisation.

Optimiser l’organisation du travail en équipe

Le travail collaboratif occupe une place de plus en plus importante au sein des entreprises, d’autant plus avec l’essor du télétravail. Un service de messagerie collaborative favorise les échanges entre collaborateurs grâce à une messagerie électronique mais surtout à tous les services annexes.

Faciliter le travail à distance

Grâce à la digitalisation, les collaborateurs sont de plus en plus mobiles. Ainsi, il devient difficile de se contenter d’une boîte mail professionnelle classique qui permet seulement d’échanger des courriers électroniques.

Un service de messagerie collaborative rend possible la mise en commun d’un maximum d’informations, qu’il s’agisse de contacts, d’agendas ou de fichiers. Cela afin de permettre aux équipes de travailler sur un même projet de manière efficace.

Les outils de travail collaboratif donnent l’accès à tous les documents, à tout moment et depuis n’importe où, ainsi que de partager des fichiers et des données instantanément.

Proposer une communication en temps réel

La communication est un élément clé dans la réussite d’une entreprise. Ainsi, afin d’augmenter la productivité, il est important de mettre en place des moyens visant à faciliter la communication.

Un outil de messagerie collaborative est généralement associé à un service de messagerie instantanée. Les utilisateurs peuvent donc échanger en temps réel et les conversations peuvent être sauvegardées.

Partager des fichiers facilement

Les boîtes mails peuvent être rapidement saturées par les pièces-jointes volumineuses accompagnant les échanges par mail. Pièces-jointes qu’il est d’ailleurs parfois impossible d’ajouter à un email lorsque le fichier est trop lourd. Or, les services de messagerie collaborative proposent la plupart du temps un service associé de partage de fichiers et de données (Drive…).

Ce mode de partage se veut sécurisé et accessible par les personnes auxquelles l’accès a été autorisé.

Synchroniser le travail

Le travail collaboratif et la co-édition de documents vont de pair. La synchronisation proposée par les outils collaboratifs permet d’avoir accès à la dernière version d’un document.

Gérer et attribuer les tâches

Une messagerie collaborative et ses services permettent d’attribuer une tâche à un collaborateur et de gérer l’ensemble des tâches pour assurer le suivi d’un projet. Vous pouvez par exemple créer un projet de compte rendu de réunion de travail en attribuant à chaque membre de votre projet, une tâche spécifique.

En somme, une messagerie collaborative présente de nombreux avantages. S’il semble évident d’en adopter une, il convient de déterminer les besoins et usages de son organisation en amont afin de choisir la plus adaptée. Le niveau de sécurité, la configuration du serveur, la capacité de stockage et toutes les autres fonctionnalités sont à prendre en compte.

De manière générale, une bonne solution est une solution qui répond aux pré-requis de l’entreprise, qui garantit un gain significatif en productivité, une capacité de stockage relativement importante et un niveau de sécurité suffisamment élevé.

Des entreprises spécialisées proposent un service d’accompagnement aux organisations pour choisir la solution la plus adaptée à la structure.

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