"Pour une maîtrise du patrimoine numérique public", par Gironde Numérique

09/11/2011 par Yann Breton.
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Yann Breton, directeur du syndicat mixte Gironde Numérique.

Créé pour gérer les infrastructures publiques de télécommunications , le syndicat mixte Gironde Numérique propose aussi des services mutualisés aux communes et communautés de communes. Il vient d’ouvrir un data center.

Un article de Yann Breton, directeur du syndicat mixte Gironde Numérique .

Portrait de Yann Breton, directeur de Gironde Numérique - crédit AECVéritable patrimoine numérique public, les fichiers et bases de données des collectivités sont, en général, mal maîtrisés et mal sécurisés du fait de la complexité des outils informatiques.

On estime qu’un mégaoctet de données utiles perdues revient à 10 000 € d’investissement pour sa reconstitution, en comptant le temps humain nécessaire.

Afin de sécuriser ce patrimoine, Gironde Numérique a mis en place un “centre de données public girondin” à l’intention des communes et communautés de communes du département.

Cette démarche originale complète son action de déploiement de services numériques tournés vers l’administration électronique au sein des collectivités locales : contrôle de légalité, dématérialisation des payes, délibérations et parapheurs électroniques.

La sécurisation des fichiers et bases de données se décline en deux axes :

  • Le premier axe a consisté à créer un data center public, grâce à l’accord du Conseil général de la Gironde qui a mis sa salle de serveurs informatiques à disposition. Dans un espace dédié et indépendant, Gironde Numérique possède désormais ses propres serveurs pour héberger ou sauvegarder les données des collectivités adhérentes.
  • Le deuxième axe est la réalisation d’un diagnostic du système d’information des collectivités adhérentes, qui les incite à se poser des questions essentielles : comment et où sont sauvegardées nos données publiques ? Une reprise après panne est-elle possible et a-telle été testée ? Mes données sont-elles récupérables avec des formats ouverts ? Les logiciels achetés par la collectivité savent-ils discuter entre eux ? Est-il possible de changer d’éditeur logiciel lors d’un nouvel appel d’offres ? Que pouvons-nous faire pour respecter les normes sur l’archivage électronique et sur la protection des données personnelles (CNIL) ?

Le serveur de données de Gironde Numérique installé au Conseil général de la Gironde - crédit CG33Concrètement, dès l’adhésion d’une nouvelle collectivité au syndicat mixte, les équipes de Gironde Numérique se rendent dans celle-ci pour faire un état des lieux et rencontrer les élus et les agents. Un plan d’action est alors décidé conjointement.

Il est recommandé de mettre initialement en place un serveur de fichiers qui sera sauvegardé dans le «centre de données public girondin» (photo). Ensuite, la collectivité décide des services numériques à déployer : certains souhaitent mettre en place des mails pour chaque agent, d’autres le contrôle de légalité ou un outil de délibération électronique.

Ces services viennent toujours en complément de ce qui existe déjà : les collectivités ont, pour la plupart, informatisé leur comptabilité et la gestion des ressources humaines, et possèdent parfois un site internet. La mise en place de cet accompagnement méthodologique sur la durée et le déploiement opérationnel des services numériques mutualisés permettent à chaque collectivité de devenir une collectivité numérique en quelques années.

En respectant toutes les couches nécessaires (couche infrastructure, couche de sécurisation, couche logicielle, maîtrise des données publiques, processus de travail, respect des normes juridiques), le système d’information doit devenir solide, maintenable et évolutif.

Les premiers services numériques déployés avec l’aide de Gironde Numérique sont en général la plateforme des marchés publics (en s’appuyant sur l’Association des Marchés Publics d’Aquitaine ), le contrôle de légalité (outil Slow de l’ Adullact ), l’outil de transfert de fichiers trop lourds pour être envoyés par mail, la gestion des congés et un outil collaboratif (agenda et carnet d’adresses partagés, webmail, etc.). Ensuite, un site internet est proposé, s’il n’existe pas, ainsi que la gestion des noms de domaine. Viennent alors la gestion électronique des délibérations, des parapheurs et des courriers.

Ces services s’avèrent les plus conséquents à déployer car un travail sur les processus en place est nécessaire et demande une conduite de changement pour que la greffe prenne.

Huit communautés de communes de Gironde ont adhéré au syndicat mixte depuis le lancement de son activité tournée vers les services. Certaines d’entre-elles entraînent dans ce mouvement l’ensemble de leurs communes et syndicats. Les collectivités ont pour la plupart compris l’importance grandissante que prend le système d’information et qu’il convient de le maîtriser afin d’en tirer les pleins bénéfices.

En décidant de mutualiser leur action dans Gironde Numérique, ces collectivités se donnent les moyens de maîtriser et surtout de valoriser leur patrimoine numérique public.

Le prochain chantier de l’archivage numérique sera au coeur de cette préoccupation : obligatoire, il ne sera possible que si les étapes précédentes ont été franchies. Sans action mutualisée, sans centre de données public, il est très difficile pour une collectivité seule de passer au numérique.

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aménagement - Aquitaine - bonnes-pratiques - collectivités - données - e-administration - Infrastructures et réseaux - innovation - Usages
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