Votre entreprise doit organiser un meeting et vous avez besoin de trouver la salle idéale ?

Bien choisir sa salle de meeting est indispensable pour garantir le succès de la rencontre et faire bonne impression auprès des participants.

Découvrez tous nos conseils pour choisir la salle de réunion idéale pour votre meeting.

L’importance du choix de sa salle de réunion

Bien choisir sa salle de meeting est important pour plusieurs raisons :

• faire une première bonne impression,
• améliorer la concentration des participants et donc la productivité en leur offrant un maximum de confort,
• garantir l’efficacité de la réunion en choisissant une salle adaptée avec tous les équipements nécessaires en fonction du type de réunion organisée,
• améliorer son image de marque puisque la salle de réunion peut être vue comme une extension de l’image de l’entreprise.

A contrario, une salle de meeting mal choisie peut rapidement donner une image négative et peu professionnelle.

Quels lieux peuvent accueillir un meeting d’affaires ?

Avant de choisir sa salle de meeting, il est nécessaire d’avoir à l’esprit les différents types de lieux pouvant accueillir une rencontre d’affaires.

Il s’agit d’avoir une idée des différents lieux pouvant faire office de salle de meeting afin d’opter pour la solution la plus adaptée à votre événement, parmi :

• les hôtels qui proposent des salles de conférence équipées et offrent une grande variété de services (restauration, hébergement, etc.),
• les centres de conférences spécialement conçus pour accueillir des évènements professionnels et pouvant offrir plusieurs salles de tailles différentes avec tout l’équipement et les services nécessaires tout en assurant le soutien technique,
• les espaces de coworking qui comptent généralement au moins une salle de réunion avec un environnement professionnel et flexible et des services tels que l’accès à Internet, à une imprimante ainsi qu’à des boissons et snackings.

Bien choisir votre salle de meeting : nos conseils

Trouver la salle de meeting peut s’avérer fastidieux et chronophage. C’est pour cela qu’il existe des plateformes comme le site officeriders.com qui permet de réserver une salle de réunion, basé sur des critères précis. Il y a, en effet, de nombreux critères à prendre en compte pour dénicher la salle de réunion d’affaires la mieux adaptée à votre événement.

Avant toute chose, il convient de déterminer vos besoins et attentes en fonction des points suivants :

1. La taille de la salle

Le premier critère à prendre en considération est, bien entendu, la taille de la salle. Cette dernière doit pouvoir accueillir confortablement toutes les personnes conviées à votre meeting.

S’il semble évident qu’une salle trop petite doit être exclue pour ne pas voir des participants debout ou mal installés, attention également à ne pas choisir une salle bien trop grande. Cela donnerait l’impression d’une salle trop peu remplie, et donc, d’un événement n’ayant pas réussi à mobiliser suffisamment de participants.

2. La localisation

La localisation est un autre facteur d’une grande importance dans le choix d’une salle de meeting. Celle-ci doit être facilement accessible pour tous les participants.

En savoir plus sur la location de salle de réunion à Paris avec Officeriders.

Il est indispensable que le lieu soit desservi par les transports en commun et que celui-ci compte également un parking pour les participants véhiculés.

3. Les équipements

Un meeting exige des équipements tels que du matériel audiovisuel, sonore, une connexion Wi-FI rapide, un vidéo-projecteur pour vos présentations PowerPoint et suffisamment de prises électriques pour brancher vos dispositifs (PC ou autres).

Les supports visuels et la sonorisation ont une grande importance dans la réussite d’un meeting, c’est pourquoi il est nécessaire de s’assurer de la disponibilité d’un matériel professionnel.

4. La configuration de la salle

Les salles de réunion n’ont pas toutes la même configuration – certaines sont en U, d’autres en théâtre, etc. Le choix se fera en fonction du type de réunion que vous organisez. Ainsi, les salles de type théâtre sont plutôt adaptées à des conférences.

Par ailleurs, si la salle ne peut être aménagée pour des pauses café ou des repas, il est nécessaire de se renseigner sur la possibilité de bénéficier d’un espace supplémentaire pour les pauses.

5. Le coût

La location d’une salle de meeting représente un certain coût. Il est donc important de déterminer votre budget et de vous assurer que le prix de la location ne soit pas déraisonnable.

Pour des réservations à long terme, certaines salles proposent, par ailleurs, des réductions.

6. Les services supplémentaires

Restauration, fournitures de bureau, mise à disposition de kakemono (roll-up)… Les salles de réunion n’offrent pas toutes le même niveau de service. C’est pourquoi, définir vos besoins logistiques et matériels à l’avance vous permettra de choisir un lieu répondant à toutes les attentes de votre organisation.

En résumé, afin de garantir le succès de vos meetings, il vous faut bien définir vos besoins en fonction des critères cités dans cet article. Cela vous assurera de trouver la salle parfaite pour votre meeting pour tirer le meilleur parti de l’événement !