En tant que prestataire de services, votre activité exige le respect de délais et l’établissement d’un planning pour gérer vos clients. Tout cela demande une organisation extrêmement bien rodée puisqu’il s’agit de coordonner plusieurs services et actions qui dépendent les unes des autres. Grâce à quelques méthodes et outils développés pour les professionnels, sachez qu’il est possible d’optimiser vos performances de manière durable et de faciliter le travail de vos équipes qui se rendent sur le terrain. À suivre, on vous explique comment améliorer l’organisation interne de votre entreprise.

Bien gérer les interventions terrain

En matière de service après-vente, la réactivité de vos équipes est primordiale pour garantir la satisfaction de vos clients. Pour être sûr d’atteindre vos objectifs et éviter les retards de traitement, nous vous conseillons de gérer vos interventions à l’aide d’un logiciel de SAV spécialisé. Il vous permettra d’offrir à vos agents de terrain une visibilité sur leur planning de la journée et leur tournée. Il s’agit d’un outil de gestion de planning qui optimise votre coordination et votre communication. Vous pourrez facilement suivre en temps réel l’avancement de chaque dossier client et donner à vos agents accès aux informations dont ils ont besoin via un smartphone ou une tablette.

Mettre le client au coeur de sa stratégie

Pour gérer au mieux votre activité, il est bien évidemment essentiel de prendre en compte les besoins de vos clients, voire même de les anticiper. Avoir une gestion optimale demande parfois du temps puisqu’une phase d’observation est nécessaire. Une entreprise doit trouver la meilleure solution d’organisation en fonction du profil de ses clients, du nombre d’équipes et d’agents qu’elle compte et surtout du type de prestation qu’elle fournit.

Fluidifier son centre d’appel

Dans certains domaines, le service après-vente représente une très grande partie de l’activité de l’entreprise. Il est dans ce cas indispensable d’avoir une gestion optimisée de son centre d’appels. Pour cela, il est est possible de programmer un robot conversationnel qui permettra de gérer le flux d’appels entrants. Grâce à un callbot, vous serez en mesure de filtrer les appels et de redistribuer les lignes téléphoniques en fonction de l’objet de l’appel. Par ailleurs, vous serez informé en amont de l’identité de votre interlocuteur et pourrez alors lui répondre de manière efficace. Cet outil constitue un gain de temps considérable et non négligeable lorsqu’il s’agit de traiter les requêtes et les réclamations le plus rapidement possible.

Limiter ses déplacements

Il faut savoir que chaque déplacement demande du temps et coûte de l’argent à l’entreprise. Il s’agit donc de se déplacer seulement lorsque c’est indispensable pour mener à bien sa mission. Pour optimiser votre temps et réduire vos déplacements, optez pour un outil de télécommunication qui vous permet d’organiser des visioconférences. Vous pourrez ainsi échanger en direct avec vos clients de manière simple. Si vous êtes consultant, pourquoi ne pas proposer à votre client de vous rencontrer en visio ? Les différentes plateformes permettant ce type d’échange à distance donnent, pour la plupart, la possibilité de partager son écran avec son interlocuteur. Ainsi, vous pouvez facilement présenter votre diaporama comme si vous vous trouviez sur place.

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