Une facture proforma représente un document commercial. Il fait office de facture définitive mais n’a aucune valeur légale afin d’entamer le processus commercial.

La facture proforma n’est pas une facture au sens classique du terme. Considérez-la comme un modèle non officiel, établi par un vendeur dont les produits commercialisés seront référencés, avec leurs descriptions et leurs prix.

Ainsi, lorsqu’un vendeur présente une facture proforma à sa clientèle, celui-ci lui soumet une première proposition puis lui indique ses conditions générales de vente.

Quelles sont les particularités de la facture proforma ?

Plusieurs éléments sont à prendre en considération pour différencier une facture proforma d’une facture officielle :

  • L’entreprise ne la comptabilise pas car elle n’a aucune valeur officielle.
  • Elle informe simplement les parties et ne les engage pas. Ainsi, aucun paiement ne peut être exigé.
  • La numérotation est différente des factures officielles.
  • Le titre « Facture proforma » est indiqué de façon très claire afin de ne pas la confondre avec une vraie facture.

Quand utilise-t-on la facture proforma ?

Généralement, une facture proforma est envoyée avant de connaître l’ensemble des paramètres d’une transaction potentielle.

Celle-ci est un document provisoire, que l’on peut ajuster et permet d’établir les grandes lignes de la transaction à réaliser.

Sachez que si vous êtes un particulier ou une entreprise, vous pouvez vous servir d’une facture proforma pour effectuer un emprunt à la banque.

Ces dernières sont également utilisées pour déclarer lors de transactions internationales, la valeur de marchandises en douane.

Dans le cadre du commerce international, la facture proforma sert de justificatif ou de preuve pour une opération non matérialisée, c’est-à-dire la non réception d’un bien ou d’un service non réglé à l’avance.

Les autres situations sont :

  • La concrétisation d’une opération.
  • Le remplacement d’une proposition commerciale si toutefois vous entretenez de bonnes relations avec le vendeur ou l’acheteur.
  • La documentation d’envois d’échantillons à un acheteur potentiel.

Ainsi, sa finalité sera toujours commerciale.

Néanmoins, lorsque viendra le temps de finaliser une transaction, l’emploi de la facture officielle sera requis car la facture proforma n’est ni une preuve fiscale, ni une preuve comptable.

Pour aller plus loin dans la facturation :

Comment faire un avoir ?

Exemple de mail de relance pour une facture impayée

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